يمر معظمنا بحالة من القلق عندما تتراكم المهام المطلوب إنجازها من دون تحقيق أي تقدم يذكر، بسبب صعوبة تحديد المهام وترتيب الأولويات في عصر المعلومات المرتبط بسرعة الإنجاز، ولعل الطريقة التي قدمها لنا الكاتب ديمون زهاريادس (الخبير في تطوير القدرة الإنتاجية) أكثر فاعلية لإنجاز المهام في المدة الزمنية المحددة لها من خلال إعداد قائمة أعمال مثالية بعشر خطوات تبدأ أولاً: بالفصل بين المهام الحالية والمستقبلية، وبعدها يتم اختيار المهام المرتبطة بأهداف محددة ونتائج مرجوة، ثم تقسيم المشروعات إلى مهام مفردة مع التمييز بين المهام، وتحديد موعد نهائي للتسليم لكل مهمة، والاكتفاء بإنجاز سبع مهام فقط بالقائمة اليومية، وتصنيف المهام ضمن إطارات وفقاً للمشروع والنوع والمكان، ومواصلة تنقيح القائمة من المهام غير الضرورية وغير الواضحة كالأمنيات، وتقدير الوقت المطلوب لاستكمال كل مهمة، حتى لا يمتد العمل ليشغل الوقت المتاح لإنجازه.
وأشار ديمون أيضاً إلى أهمية التفريق بين المهام الكبيرة منها والصغيرة- التي تستغرق عادة أقل من 10 دقائق- وأكد على بدء كل مهمة في القائمة بكلمة فعل نشط ومحفز، وشدد أخيراً على الخطوة المرتبطة بكتابة الملاحظات أمام المهام التي تتطلب مساهمة من الآخرين (مثال: نوع الإسهامات، والموعد المتوقع للتسليم).
هذه الخطوات تسهم في تحديد المهام وترتيب الأولويات من حيث إطار المشروع والنوع والمكان، وبما يتناسب مع الظروف المحيطة، لكننا بحاجة لخطوات أكثر تنظيماً وتفصيلاً على مستوى المؤسسات والحكومات.
فالمؤسسات الرائدة التي لديها قيادة ناجحة ورؤية مستقبلية ورسالة واقعية وخطة استراتيجية وخطط تشغيلية متزامنة مع مؤشرات أدائها ومرتبطة بميزانيتها وخريطة طريقها، لا تواجه مشكلة في تحديد الأولويات وإنجاز المهام في وقتها، أما المؤسسات البعيدة عن الحوكمة الفاقدة للرؤية والإدارة الرشيدة ومؤشرات الأداء، وتقوم بتصريف الأعمال اليومية بناء على ردود الأفعال، فتواجه معضلة في تحديد المهام وترتيب أولوياتها لأنها ببساطة لا تمتلك أركان الإدارة المتمثلة بالتخطيط، والتنظيم، والتنسيق، والتوجيه، والتقييم، والرقابة، والمتابعة.
فهل سنرى في بداية السنة الجديدة تشكيلا حكوميا نوعيا ملتزما بقائمة إنجازات مثالية، كبيرة مشاريعها، متسلسلة مهامها، مرتبة أولوياتها، محددة أوقاتها، معززة ميزانيتها، مترابطة بأدائها، مستدامة تنميتها وموحدة في رؤيتها؟