مقومات التكنولوجيا تدعم تسليم الطلبات في الوقت المحدد

عندما يتعلق الأمر بتشغيل شركة ناجحة، فإن تلبية توقعات العملاء أمر أساسي، ويُعد التسليم في الوقت المحدد من أهم توقعات العملاء.

ويرغب العملاء في توصيل طلباتهم كما وعدت الشركة، وإذا أخفقت الشركة في القيام بذلك، فقد يكون له عواقب سلبية، مثل انخفاض رضا العملاء، وفقدان الأعمال، والإضرار بسمعة الشركة.

على الجانب الآخر، عندما تصل الشحنة في الوقت المحدد، تظل جداول العملاء على المسار الصحيح ويمكن لخططهم الاستراتيجية والتكتيكية المضي قُدما، في حين أن الحفاظ على التسليم في الوقت المحدد يُعد مفهومًا بسيطًا، إلا أن الاستراتيجية والتكنولوجيا التي تقف وراءه أكثر تعقيدًا بكثير، ويمكن تقسيمها إلى 4 مكونات أساسية كما يلي:

1 - تخطيط وتنفيذ المبيعات والعمليات

- إن عملية تخطيط وتنفيذ المبيعات والعمليات العالمية (واختصارها GSOP&E)، هي عملية إدارة أعمال متكاملة تُعنى بمواءمة كل جوانب المؤسسة مع أهدافها الرئيسية في السوق.

- كما يستطيع الفريق التنفيذي تحقيق التركيز المستمر والمواءمة بين جميع وظائف المؤسسة؛ مما يرفع من المرونة والاستجابة لديه.

- تقوم هذه العملية على الجمع بين فرق المبيعات والتسويق والعمليات والتمويل معًا للاتفاق على خطة نهائية تحكم جميع جوانب العمليات.

- يتكون النموذج من عمليات وأدوات لدفع تدفق المعلومات الذي يمكّن من اتخاذ قرارات مدروسة بناءً على مجموعة من البيانات التي يمكن التنبؤ بها.

- تعمل مجموعة الأدوات على تسهيل التخطيط وتقليل المفاجآت من خلال تمكين فرق العمل من اكتساب المعرفة والتحقق من القرارات مع أصحاب المصلحة.

- والنتيجة هي تحسين توقيت اتخاذ القرارات الرئيسية التي تمكّن الجميع داخل المؤسسة من التنفيذ بناءً على البيانات في الوقت الفعلي بدلاً من التخمين.

2 - تحسين الشبكة

- للحفاظ على التسليم في الوقت المحدد، يجب التأكد من أن جميع المكّونات - من الشبكات، والقدرات، والأنظمة الداخلية - تعمل بشكل متضافر.

- يتطلب ذلك فهمًا واضحًا لكيفية تأثير التعديلات على أحد المتغيرات في معادلة الشبكة على المتغيرات الأخرى.

- يتطلب ذلك رؤية دقيقة لأداء سلسلة التوريد، وفهمًا شاملاً لما إذا كانت التغييرات المحددة قيد النظر ستؤدي إلى تحسين مستويات الخدمة وتقليل التكاليف، أم مجرد زيادة التكلفة دون توفير أداء تسليم محسّن وسرعة سلسلة التوريد.

إذا احتاج العميل إلى تغيير تاريخ التسليم، فإن تحسينات الشبكة تربط جميع الأنظمة اللازمة لضمان القدرة على تقديم استجابة لهذا الطلب بسرعة.

عند تلقي طلب، يذهب إلى أحد أعضاء فريق التخطيط الذي يمكنه التواصل مع المصانع في الوقت الفعلي والرد على العميل.

3 - مركز التحكم

- المكون التالي الذي يعمل على توسيع استجابة المؤسسة هو مركز التحكم، حيث يمكن مطابقة طلب العملاء مع المخزون المتوافر في مواقع مختلفة.

- تعمل هذه الأداة اللوجستية الداخلية على ضمان وصول المنتجات إلى المواقع الصحيحة ومن خلال الآليات الصحيحة، مع الحفاظ على رؤية مكان وجود المنتجات في السلسلة اللوجستية.

- يساعد مركز التحكم أيضًا في تحديد الأماكن التي يجب أن تحدث فيها التحولات.

- على سبيل المثال، قد تكون هناك حاجة إلى الانتقال من المنتجات أو القنوات ذات التوقيت اللوجستي الأطول إلى توصيل المنتجات بشكل أسرع من المصانع إلى مراكز سلسلة التوريد.

- تسهّل هذه الرؤية الدقيقة اتخاذ قرارات أفضل - كما أن اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على مكان وجود المنتج في سلسلة التوريد له تأثير حاسم فيما يتعلق بالتسليم في الوقت المحدد.

- يساعد مركز التحكم أيضًا في حماية التسليم بالوقت المحدد، من خلال منح فرق العمل القدرة على التكيف مع الطلبات المفاجئة، ويوضح مكان وجود البضائع أو الحاويات وتأثيرها على بنود محددة.

4 - أدوات الخدمة الذاتية للعملاء

- توافر أدوات الخدمة الذاتية للعملاء قدرا من الشفافية وتضمن وجود علاقة تعاونية مع كل شحنة.

- الأمر الذي يتطلب تنفيذ الجيل التالي من خدمة العملاء الرقمية لتبسيط وتحسين كل جانب من جوانب مشاركة العملاء من خلال الأدوات والعمليات المتقدمة.

- تُستخدم أيضًا التحليلات المتقدمة والذكاء الاصطناعي لأتمتة عمليات المعاملات، مع إطلاق العنان للرؤى الحيوية لتحسين عملية صنع القرار.

- وذلك من منطلق إدراك حقيقة أن العملاء يعتبرون الوصول والشفافية والاستجابة ركائز أساسية لعلاقة تجارية فعالة.