اختصار إجراءات العمل مزاياه كثيرة

لا بدّ لأي عمل من بداية ونهاية حتى تنجزه، وهذا الإجراء يأخذ من الوقت والجهد والتكلفة والقوى العاملة الكثير، وذلك لأن إنجاز أي معاملة أو مهام معينة تحتاج تسلم أوراق ومستندات ومراجعين ينتظرون الدور، ويذهبون الى أكثر من موقع عمل سواء في المبنى نفسه أو مباني جهات أخرى لاستكمال إنجاز المعاملة نفسها، وقد تكون هذه الجهات في أماكن بعيدة، مع أنه بالإمكان إنجاز المعاملة في وقت وجهد وتكلفة وقوى عاملة أقل، فالمعاملة التي كانت تستغرق أياما وأسابيع وأشهرا من الممكن أن تتم في اليوم والمكان نفسهما، والتي ينجزها 4 موظفين يؤديها موظف واحد، ولكن للأسف حتى الآن هناك جهات حكومية تعتمد إنجاز المعاملة بالطريقة التقليدية البيروقراطية التي تأخذ من الوقت والجهد والتكلفة والقوى العاملة الكثير، هذا عدا الأوراق والمستندات المطلوبة.

فإذا أرادت الحكومة ترشيد الإنفاق وخفض القوى العاملة بأداء ممتاز وإنجاز المعاملات في أسرع وقت يمكنها أن تختصر إجراءات العمل عن طريق دراسة ميدانية لمسار ومتطلبات أي معاملة، ويعني ذلك الدورة المستندية لأي معاملة من بدايتها حتى نهايتها، وبعد الانتهاء من الدراسة يتم اقتراح طريقة مناسبة تجعل الوقت والجهد والقوى العاملة أقل بكثير مما هي عليه حاليا، ويتم تصميم نظام آلي لإجراءات العمل مع استخدام نماذج لتعبئتها من الطرفين (المراجع والموظف)، وإنجاز المعاملة وأنت في مكتبك أو بيتك. ومن الممكن إنجاز أغلبها آليا وتسلمها يدويا من الجهة الحكومية لأنها قد تحتاج الى ختم وتوقيع رسمي وإثبات بهوية طالب المعاملة، وبهذا تعتبر معاملة قانونية، وهنا حققت الكثير من المزايا: أولا، المراجع لم يترك عمله لعدة أيام وأسابيع حتى ينجز معاملته، إنما قد يستدعي وجوده في الجهة الحكومية لبعض ساعات لتسلم المعاملة، ولن يذهب الى أي مكان آخر، ثانيا اختصرت إجراءات العمل، ثالثا وفرت جهد الموظفين ووقتهم، رابعا لن تحتاج 4 موظفين لإنجاز معاملة المراجع إنما موظف واحد، خامسا قللت من تكدس المستندات الورقية في كل جهة حكومية، سادسا قللت زحمة الشوارع من سيارات المراجعين، وأخيرا قللت من تكلفة الرواتب بعدد أقل من الموظفين، ووفرت مساحات تخزين الأوراق. صحيح أن إجراءات عمل حكومي تحولت حاليا الى تطبيق أو نظام آلي، لكن عندما تحدث مشكلة في النظام الآلي تتوقف إجراءات المعاملات، وكذلك هناك مشكلة أن بعض المعلومات التي تم إدخالها لإنجاز المعاملات قد اختفت وضاعت وهذه حدثت خلال تحويل إجراءات العمل وإنجاز المعاملات من بعض الجهات الحكومية، لذلك يجب أن يكون هناك احتياط وضمان ثان لإنجاز المعاملات واختصار إجراءات العمل حتى لا يتعثر إنجازها.



* مستشار تطوير إداري وموارد بشرية