«التجارة» تبدأ العمل بنظام التراسل الإلكتروني بين إداراتها وقطاعاتها

بناء على توجيهات وزير التجارة والصناعة باشرت الوزارة تفعيل برنامج التراسل الإلكتروني» (DAW).

واصدرت وزارة التجارة والصناعة تعميما حول هذا البرنامج قررت فيه استبدال الأنظمة اليدوية لتسجيل وتسليم البريد الوارد المعمول به في قسم الوارد بمراقبة السجل العام بنظام التسجيل والتسليم الآلي والمعروف بنظام ميكنة الوثائق «DAW» ويترتب على ذلك بدء التعامل بالنسخ الإلكترونية التي يتم تسجيلها وتسليمها عن طريق النظام المشار إليه، ويستثنى من ذلك الادارات الخارجية غير المرتبطة بشبكة الوزارة فيتم التعامل معها في هذا الشأن بنفس الاجراءات السابقة المعمول بها قبل صدور هذا التعميم.

واستثنى التعميم بعض أنواع المراسلات ذات الطبيعة الخاصة وذات الصفة القانونية إذ يقوم السجل العام بتسليم الاصول الورقية لتلك المراسلات الى جهات الاختصاص بالوزارة عقب عملية التسجيل الآلي على النظام.

وبين ان على جهات الاختصاص كافة التي ترغب بالتعامل مع الأصول الورقية لحتمية ذلك من الناحية القانونية ان تحدد اسماء هذه الانواع من المراسلات بموجب مذكرة داخلية يتم توجيهها الى الوكيل المساعد لقطاع التخطيط تمهيدا لاصدار تعميم مكمل ينص به على انواع المراسلات كافة المستثناة من الدورة الآلية.

والغت الوزارة بهذا التعميم السجلات كافة الخاصة بعمليات الاستلام والتسليم لتلك المراسلات إذ تتم عملية الاستلام الآلي عن طريق النظام المشار إليه في البند الاول وتلتزم جهات الاختصاص بالحرص على الاستلام الفوري على النظام ويعتبر الاجراء الخاص بالاستلام الآلي بديلا معتمدا موثقا لعملية الاستلام.

ونص التعميم على ان تحفظ الاصول الورقية للمراسلات الواردة إلى الوزارة والتي تم تسليم النسخ الالكترونية عنها إلى جهات اختصاصها تحفظ بمراقبة السجل العام وفق ضوابط خاصة يمكن من خلالها استخراج اي من هذه الاصول.

واستثنى التعميم من عملية التسجيل الآلي مرفقات الكتب ذات الاحجام الكبيرة التي لا يمكن التعامل معها من خلال النظام حيث يتم تسليمها لجهة الاختصاص بشكلها الورقي بموجب «سند تسليم مرفق» إذ يحفظ الكتاب الاصلي الذي يتم حفظه بارشيف الاصول الورقية للبريد الوارد ويسري ذلك ايضا على المرفقات الاخرى مثل الاقراص المدمجة وما على شكلها فيتم تسليمها ايضا يدويا بنفس الشروط.