تحسن الإنتاجية مرهون بالتوقف عن العمل بعد 52 دقيقة

أنت تعلم أن حصولك على فترات راحة متكررة أمر جيد لإنتاجيتك وللتركيز والإبداع، ولكن يبدو أنك لا تتمكن قط من القيام بذلك. وأنت تشعر بتعب وإعياء وأنت تعمل طوال اليوم أمام لوحة المفاتيح، والدليل على ذلك موجود في كل مكان.

وأظهرت دراسة أجرتها في وقت سابق من هذه السنة جامعة تورنتو حول نماذج استراحة الغداء لعمال المكاتب أن الاستراحة الملائمة يمكن أن تخفض الإنتاجية. ويقول جون تروغاكوس وهو بروفسور زميل في السلوك التنظيمي وإدارة الموارد البشرية الذي شارك في إعداد تلك الدراسة إن أدمغتنا تملك قدرة محدودة على تجميع الطاقة النفسانية.

ويضيف «كل الجهود الرامية إلى التحكم في السلوك والأداء والتركيز تقوم على تلك الطاقة. وبمجرد استنزافها نصبح أقل فعالية في كل عمل نقوم به».

وأضافت في الآونة الأخيرة مجموعة دروجيم، وهي شركة شبكات اجتماعية، المزيد من التأكيد على هذا البحث. ومن خلال استخدام تطبيقات وقت المكتب «ديسك تايم» لرصد وقت الإنتاجية أجرت تجربة لمعرفة العادات التي تميز موظفيها الأكثر إنتاجية. وتبين لها أن 10 في المئة من موظفيها الأعلى إنتاجية لم يعملوا لساعات أطول من أي موظف آخر. وفي حقيقة الأمر، لم يعملوا 8 ساعات كاملة حتى. وكل ما فعلوه هو أخذ استراحة منتظمة -وبشكل محدد أخذوا استراحة لـ17 دقيقة في كل 52 دقيقة عمل.

وتبين أن السر في الاحتفاظ بأعلى مستويات الإنتاجية خلال عمل اليوم لا يكمن في العمل لفترة أطول، بل في العمل بطريقة أكثر براعة ونيل استراحات متكررة. وهو ماكتبت عنه جوليا غيلفورد في «ذي ميوز» عندما أعلنت نتائج الدراسة. وقد عمل الموظفون من ذوي أعلى مستويات الإنتاجية 52 دقيقة بشكل مكثف ثم عمدوا إلى الاستراحة للسماح لأدمغتهم بالتجدد والاستعداد لفترة العمل التالية.

وتبرز دراسة مجموعة دروجيم ما كان الباحثون يقولونه منذ سنوات من أن عقولنا لم تصنع للتركيز على 8 ساعات عمل كاملة يومياً.  و«الطريقة الأفضل من أجل إنعاش تركيزك تكمن في التوقف عن العمل وأخذ فترة راحة» بحسب خبيرة الإنتاجية كاثي سكستون التي تقول إن نتائج الدراسة المشار إليها لم تكن مفاجئة.

ما كان مفاجئاً بشكل خاص حول نتائج الدراسة هو ما قام به الأشخاص الأكثر إنتاجية خلال استراحتهم. وتقول غيلفورد «تلك

الـ17 دقيقة أنفقت بعيداً عن الحاسوب بصورة تامة، وليس في استعراض البريد أو على يو تيوب». وكان المشي والتحدث مع الزملاء (ليس حول العمل) أو الاسترخاء وقراءة كتاب بعضاً من الأنشطة العامة التي قام بها الموظفون الأكثر إنتاجية أثناء الاستراحة.

وفيما يشعر العديد منا بالحاجة كي نبدو كأننا نعمل بجهد كبير ولساعات طويلة وراء مكاتبنا، فإن غيلفورد تقول إن الدراسة تظهر إدراك المديرين لأهمية ضمان معرفة الموظفين أنه لا بأس في أخذ راحة من دون خوف من الظهور في صورة عناصر كسولة أو غير منتجة.

اتبع هذه الخطوات لضمان حصولك على استراحة كافية أثناء العمل:

● برمج فترات الراحة في تقويمك اليومي، بشكل مثالي كل 52 دقيقة.

● استخدم مؤقت لتذكيرك بمواعيد الاستراحة والعودة الى العمل.

● جهز قوائم عمل واقعية. وتقول سكستون « نحن نتخبط في غالب الأحيان في قوائمنا ونجعلها غير ممكنة التطبيق ونقلل من قيمة الوقت اللازم لإنجاز عمل ما «

● حدد أولويات أهدافك. وعليك اختيار ثلاثة أهداف رئيسية للتركيز عليها تعديل أولوياتك طوال اليوم إذا دعت الضرورة. ومن الأسهل كثيراً النظر إلى لائحة من 3 أهداف بدلاً من 30 هدفاً. وبمجرد الفراغ من أول 3 أهداف اختر الأولويات الثلاث التالية من لائحتك الأطول.

* ليسا ايفانز