تقرير من «العدل» يعترف بالخلل: عدم التزام الموظفين وغياب الرقابة وراء تعثر إعلانات القضايا

كشف تقرير صادر من «العدل» عن جملة من السلبيات التي تعيشها أقسام الإعلانات في جميع المحاكم بالمحافظات، مطالباً بسرعة معالجة تلك السلبيات التي تضر عمل الدعاوى القضائية.

أرجع تقرير صادر من وزارة العدل أسباب تعثّر إعلانات صحف الدعاوى القضائية في مختلف المحاكم إلى جملة من الأسباب في مقدمتها عدم التزام موظفي الإعلانات في الحضور والسماح للمراجعين ومندوبي المحامين من الدخول الى أقسام الإعلان من دون متابعة ولتأخر وصول صحف الدعاوى الى السكرتارية.

وأضاف التقرير الذي أعده الفريق القانوني في وزارة العدل بعضوية فلاح الرشيدي وخالد الخليفي وجاسم العبدلي، بناء على تكليفهم من الوكيل المساعد لشؤون قصر العدل بالوكالة، وليد الغانم، أن من الملاحظات على اقسام الإعلانات هي أنه لا يوجد موعد محدد لتسليم الصحيفة من قبل مندوب الإعلان، ولا يقوم رؤساء أقسام الإعلام بمتابعة أعمال المندوبين يوميا، والعمل على عدم تراكم الإعلانات دون إنجازها.

ولفت التقرير إلى أن الأسلوب المتبع في المحاكم للإعلان عن صحف الدعاوى القضائية عن طريق الإرشاد هو أسلوب تقليدي، ولا يتم الاستعانة بالوسائل الحديثة لمعرفة العنوان، وأن الإخطارات والتبليغات من الإدارات الأخرى (كالاستشارات الأسرية والتوثيقات الشرعية) تصل الى قسم الإعلان بشكل يدوي، من دون تسجيلها في نظام الحاسب الآلي، ما يعرضها للضياع.

وبيّن التقرير أن هناك نقصا واضح في عدد مندوبي الإعلان في المحاكم، فمثلا في محكمة الجهراء ومنفذي المعاملات، فإن العدد المسجل 7 مندوبي إعلان، بمن فيهم رئيس قسم الإعلان، وتوزيع العمل فقط على 4 مناديب إعلان، بينما ترسل صحف الإعلانات من قسم الاعلان إلى قسم المتابعة، لتحويلها الى سكرتارية الجلسات عن طريق مراسل شركة، ويشرف على توزيعها بالأرفف المخصصة (حاجب)، ولا يوجد أي موظف يراقب تلك العملية.

كما كشف التقرير أن عدد صحف الدعاوى التي تلقتها أقسام الاعلانات في المحاكم بمختلف المحافظات التابعة للمحكمة الكلية بلغ 308.671 في عام 2014 المنصرم، وذلك بعدما جاءت محكمة العاصمة في قصر العدل بتلقيها ١٨٢٧١١ إعلانا، بينما قيدت محكمة حولي ٣٨١٨٧ إعلانا، في حين قيدت محكمة الجهراء ١٤٦١١ إعلانا، بينما سجلت محكمة الفروانية 43577 إعلانا، وسجلت محكمة الأحمدي ٢٩٥٨٥ إعلانا في السنة، ولم يتمكن الفريق من حصر أعداد الأحكام القضائية المعلنة وفق إدارة التنفيذ أو الاخطارات الخاصة بالاستشارات الأسرية أو التوثيقات الشرعية، بسبب عدم إدخالها آليا.

 الحلول اللازمة

وعن الحلول التي يتعين الأخذ بها لمواجهة تلك السلبيات، أكد التقرير ضرورة تأكيد ألا يقل إنجاز مندوب الإعلان عن 15 إعلانا في اليوم، وفقا للقرار الإداري رقم 18/ 2000، والتنسيق بين قسمي ضباط الدعاوى وجدول المحكمة المختصة بإدارة كتاب المحكمة الكلية مع مكتب الهيئة العامة للمعلومات المدنية، من خلال استخراج شهادة «لمن يهمه الأمر» بعنوان المدعى عليه، موضحا بها «الرقم الآلي للعنوان»، قبل رفع الدعوى لدى جدول المحكمة الكلية، وذلك تلافيا للأخطاء والتلاعب في عناوين صحيفة الدعوى، ولانعقاد الاختصاص في المحاكم كل وفق المحافظة التابع لها، ووقف التلاعب الخاص بالعناوين.

وأضاف التقرير أنه يجب التأكيد على مندوبي الإعلانات الالتزام بتسليم الإعلان خلال 3 ايام عمل تبدأ من تاريخ تسلمه، والعمل على استخدام نظام الخرائط، كما هو متبع في قسم إعلانات محكمة استئناف العاصمة، بدلا من اتباع نظام الإرشاد الحالي، ما يقلل عدد المراجعين والصحف المعادة.

وطالب بضرورة تفعيل دور مراقبة المتابعة في التدقيق والإحصاء على أعمال الجداول بالمحاكم التابعة لإدارة كتاب المحكمة الكلية لقياس كمية العمل الوارد «مدخلات» وما أنجز منه «مخرجات»، ووضع الحلول للمشكلات التي تواجهها الإدارة، والعمل على إعادة تأهيل رؤساء الأقسام ونوابهم إداريا من خلال إشراكهم في الدورات التدريبية في معهد الكويت للدراسات القضائية والقانونية.

نص الإجراءات

وفي ما يلي نص الإجراءات التي أعدها الفريق للكشف عن سلبيات العمل في أقسام الإعلان في المحاكم، والحلول التي يقترحها الفريق للتخلص من تلك السلبيات:

الإجراءات التي تتخذها أقسام الاعلانات في المحاكم، وأبرز السلبيات التي كشفها الفريق:

• الاعتماد على نظام البصمة فقط في متابعة حضور وانصراف الموظفين، ولا توجد متابعة لدى رئيس قسم الإعلان عن مدى التزامهم بالدوام الرسمي.

• قيام العديد من المراجعين ومندوبي مكاتب المحاماة بالدخول إلى قسم الاعلان من دون متابعة أو رقابة من الموظفين أو رئيس القسم.

• تداخل الاختصاصات في قسم الإعلان، حيث يقوم مندوبو الإعلان بتسديد الصحف عبر جهاز الحاسب الآلي، وعدم الاستعانة بالموظفين الإداريين، ما يؤدي إلى تأخر مندوب الإعلان في الخروج لإعلان القضايا.

• إرسال الصحف الى قسم أمناء سر الجلسات من دون التدقيق عليها من قبل الموظف المختص، وقد تكون تلك الصحف ناقصة في بيانات محضر الإعلان، أو لا تحمل توقيع المندوب واسمه عليها، ما يترتب على ذلك إعادة الصحيفة للإعلان من المحكمة.

• لا يوجد موعد محدد لتسليم الصحيفة من مندوب الإعلان، ولا يقوم رؤساء أقسام الإعلام بمتابعة أعمال المندوبين يوميا، والعمل على عدم تراكم الإعلانات من دون إنجازها.

• يتم إرسال المنجز من صحف الإعلان يدويا الى قسم أمناء سر الجلسات، من دون إدخالها بالنظام الآلي عبر برنامج حركة الصحيفة.

أسلوب تقليدي

وجاء ضمن نص الإجراءات ما يلي:

• الأسلوب المتبع في الإرشاد تقليدي، ولا تتم الاستعانة بالوسائل الحديثة لمعرفة العنوان «خريطة المعلومات المدنية الجديد في نظام الحاسب الآلي».

• الإخطارات والتبليغات من الإدارات الأخرى (الاستشارات الأسرية، التوثيقات الشرعية) تصل الى قسم الإعلان يدوية، من دون تسجيلها في نظام الحاسب الآلي، ما يعرضها للضياع.

• النقص الواضح في مندوبي إعلان محكمة الجهراء ومنفذي المعاملات، حيث إن العدد المسجل 7 مندوبي إعلان، بمن فيهم رئيس قسم الإعلان، وتوزيع العمل فقط على 4 مناديب.

• تكليف رئيس قسم الإعلانـات، إضافة إلى عمله رئاسة قسم الشؤون الإدارية (موجود ذلك في محكمة الفروانية وكذلك حولي).

• توجد أعداد كبيرة من الموظفين الإداريين في أقسام الإعلان دون تكليفهم بمهمات محددة، والاستفادة من خدماتهم في الأعمال المختلفة.

• عدم ملاءمة مكان العمل المخصص بقسم إعلان محكمة حولي وإعلان محكمة الأحمدي بالنسبة لعدد العاملين به، إضافة الى عدم الاستفادة من بعض الأماكن المخصصة لقسم إعلان محكمة الجهراء.

• صحف إعلانات محكمة العاصمة ترسل عن طريق مراسل الشركة إلى الدور الرابع في قصر العدل غرفة 530 (غرفة أمناء سر الجلسات)، ويشرف على توزيعها بالأرفف المخصصة (حاجب)، ولا يوجد أي موظف يراقب العملية.

• كثير من صحف الإعلان تصل في نفس يوم انعقاد الجلسة أو قبلها بأيام قليلة، خاصة في إعلانات العاصمة.

• تقسيم عمل مندوبي الإعلان من خلال جدول مُدون به جميع مناطق الكويت، وبإشراف رئيس القسم المختص وتوقيعه، ما عدا تقسيمة مناطق عمل قسم إعلانات العاصمة غير معتمدة، ولا تحمل توقيعا لرئيس القسم.

• توزيع العمل في قسم إعلان العاصمة مُقسم على 52 مندوب إعلان من أصل 60 مندوبا، كما أن بعض مندوبي الإعلان مكلفون بأعمال إدارية خلاف أعمالهم الأساسية.

• لا تُعقد اجتماعات دورية بين الإدارة والمراقبين ورؤساء أقسام الاعلانات في مختلف المحافظات لمتابعة سير العمل وتذليل العقبات.

• تبين عدم تفعيل مراقبة محكمة «مبارك الكبير»، وفقا للهيكل التنظيمي للإدارة والمعتمد بالقرار الوزاري رقم 283 /2001، بالرغم من شغل الوظائف الإشرافية بالموظفين.

متابعة الإنجاز

كما جاء ضمن الاقتراحات والحلول ما يلي:

• التزام مندوب الإعلان بتسليم الإعلان خلال 3 أيام عمل تبدأ من تاريخ تسلمه الإعلان.

• قيام رؤساء الأقسام بطباعة الكشوف المنجزة لمتابعة إنجاز المندوبين بشكل يومي.

• فصل الأعمال الإدارية عن مناديب الإعلان بجعل تسديد الاعلانات في جهاز الحاسب الآلي على الموظفين الإداريين فقط، دون مناديب الإعلان وتوفير عدد كاف للقيام بذلك.

• قيام رئيس قسم الإعلان أو من ينوب عنه بمتابعة والإشراف على حضور وانصراف المندوبين، من واقع كشف التوقيع المعد من قبله، ولا يعتد فقط بنظام البصمة.

• العمل على استخدام نظام الخرائط، كما هو متبع في قسم اعلانات محكمة استئناف العاصمة، بدلا من اتباع نظام الإرشاد الحالي، ما يقلل في عدد المراجعين والصحف المعادة.

• توفير واستبدال أجهزة الحاسب الآلي والطابعات، وتوفير طابعة ملونة في كل مراقبة لطابعة خرائط المعلومات المدنية للعنوان.

• تدوير مندوبي الإعلان بين المناطق بصفة دورية.

• تعديل بعض برامج قسم الإعلان في النظام الآلي لاختصار الدورة المستندية للنظام وتحسين متابعة أداء المندوبين.

• نقل اختصاص إخطارات إدارة الاستشارات الأسرية والتوثيقات الشرعية الى الإدارات نفسها، لكونها ليست صحيفة إعلان.

• يتم تفعيل دور مراقبة المتابعة في التدقيق والإحصاء على أعمال الجداول بالمحاكم التابعة لإدارة كتاب المحكمة الكلية لقياس كمية العمل الوارد (مدخلات)، وما أنجز منه (مخرجات)، ووضع الحلول للمشكلات التي تواجهها الإدارة.

• إعادة تأهيل رؤساء الأقسام ونوابهم إداريا من خلال إشراكهم في الدورات التدريبية في معهد الكويت للدراسات القضائية والقانونية.

• دراسة موضوع اعلان الاحكام القضائية والنظر في انشاء شعبة خاصة لها في كل قسم إعلان.

• عند حاجة العمل تتم الاستعانة بموظفي المحاكم بالقيام بأعمال مندوبي الإعلان على بند أعمال أخرى في الفترة المسائية.

• إعادة توزيع مندوبي الإعلان من إدارات كتاب محكمة الاستئناف وإدارة كتاب محكمة التمييز والإدارة العامة للتنفيذ الفائض عن الحاجة وفق تقرير إدارة الرقابة الإدارية عن أعمال مندوبي الإعلان لسنة 2014.

• إيقاف النقل والتعيين والندب الى وظيفة مندوب إعلان أحكام أو منها، حتى يتم تشغيل الأقسام بكل طاقتها.

• اتخاذ إجراءات فورية ضد المناديب المتقاعسين عن العمل وفق أيام غيابهم وإجازاتهم المرضية ومعدل انجازهم الشهري، وتحويل مسمياتهم لوظائف إدارية.

• توفير النواقص من الأثاث والأجهزة لأقسام الإعلان، وإجراء أعمال الصيانة والترميم اللازمة لبعض المواقع.

• تكليف إدارة كتاب المحكمة الكلية اتخاذ الإجراءات الإدارية اللازمة مع أيام الغياب غير المسجلة لمندوبي الإعلان والإداريين في قسم الإعلان وفق كشوف بصمة 2014.

• منع المراجعين والحجّاب من استخدام الخزائن والأرفف المخصصة للإعلانات.

• مكافأة المندوبين المميزين عن سنة 2014 (الالتزام – عدد الإعلانات – قلة الإعلانات المعادة).

• تكليف إدارة الإحصاء تحليل الإعلانات المعادة في كل قسم.

• مراعاة تخصيص مواقع مناسبة لأقسام الإعلان في المباني الجديدة مثل مبنيي الفروانية والجهراء.

•ضرورة عقد اجتماع دوري لأقسام الإعلان في المراقبات كل شهر لمتابعة سير العمل وتذليل العقبات.

• استمرار فريق العمل نفسه في دراسة أقسام الإعلان في إدارة كتاب الاستئناف والتمييز قياسا على ما تم.

•  عقد اجتماع خاص بين قطاع المحاكم وجمعية المحامين للنظر في المشكلات الواردة في الإعلان.

• إنشاء إدارة الإعلان، حيث وافق مجلس الخدمة المدنية على انشاء إدارة جديدة ومستقلة للإعلان، ونقترح إصدار القرار الوزاري المناسب لتفعيلها.

• حل مشكلة إسقاط بدل الوظائف المحفزة عن الوظائف الإشرافية الإدارية.

• تفعيل التعاميم الداخلية المنظمة لقسم الإعلان.

اقتراحات وحلول

انتهى التقرير القانوني المعد من الفريق إلى جملة من الاقتراحات والحلول، يرى العمل على إنجازها، من أجل معالجة السلبيات التي كشف عنها، والتي تعيق وتأخر عمل إعلانات صحف الدعاوى القضائية في المحاكم، وهي على النحو التالي:

• حصر أعداد موظفي اقسام الإعلان في إدارة كتاب المحكمة الكلية بجميع المراقبات وفق المسميات الوظيفية، للوصول الى آلية توزيع موظفي الإدارة بشكل عادل، كل وفق تخصصه.

• التأكيد على ألا يقل إنجاز مندوب الإعلان عن 15 إعلانا في اليوم، وفقا للقرار الإداري رقم 18 /2000.

• التنسيق بين قسمي ضباط الدعاوى وجدول المحكمة المختصة بإدارة كتاب المحكمة الكلية مع مكتب الهيئة العامة للمعلومات المدنية، من خلال استخراج شهادة «لمن يهمه الأمر» بعنوان المدعى عليه، موضحا بها «الرقم الآلي للعنوان» قبل رفع الدعوى لدى جدول المحكمة الكلية، وذلك تلافيا للأخطاء والتلاعب في عناوين صحيفة الدعوى.

• التزام قسم جدول المحكمة التابع لإدارة كتاب المحكمة الكلية بتسلم الصحيفة، موضحا بها العنوان وفق الاختصاص المكاني لكل محافظة للمدعى عليهم، وذلك تلافيا للتلاعب في العنوان من قبل المدعي، واختصاص كل محكمة بالمحافظة التابعة لها.

• تطبيق نظام ملصق البيانات للصحيفة المستخدم بالنظام الآلي في محكمتي الاستئناف والتمييز، بحيث يمكن قراءته بجهاز الباركود barcode scanners، تسهيلا لحركة الملف والصحيفة بين الأقسام، ومنعاً للأخطاء الإملائية في القيد (مرفق نموذج للملصق).

• التزام تطبيق النظام الآلي في حركة صحيفة الإعلان.

• تطبيق نظام الامج (الماسح الضوئي) في قسم الإعلان.

• تفعيل شعبة الفحص والتدقيق وشعبة التوزيع والإحصاء وشعبة الإعلان داخل قسم الإعلانات، كما هو موضح بالهيكل التنظيمي لإدارة كتاب المحكمة الكلية، بموجب القرار الوزاري رقم 283/ 2001.