أصدر وزير التجارة والصناعة وزير الدولة لشؤون الشباب خالد الروضان قرارا وزاريا، رقم 156 لعام 2018، بشأن الضوابط المنظمة لقبول محاضر الجمعيات العامة للشركات وحضور ممثلي الوزارة فيها.وجاء في المادة الأولى من القرار "قبول محاضر اجتماعات الجمعيات العامة للشركات المساهمة، ويتم استلامها وإيداعها في ملف الشركة لدى الوزارة، كوثيقة مرجعية للشركة ومساهميها، وكل ذي شأن إن كانت مستوفية الشروط". وتضمن القرار الشروط اللازمة، وهي توقيع محضر الاجتماع من رئيس مجلس ادارة الشركة أو من ينوب عنه أو الشخص الذي ترأس الاجتماع، وإرفاق إقرار موقع من رئيس مجلس الادارة أو رئيس الجمعية بمحضر الاجتماع، وفقا للنموذج الملحق بهذا القرار، وإرفاق بيان صادر عن وكالة المقاصة التي تحتفظ بسجل مساهمي الشركة، يبين به إجمالي عدد أسهم رأسمال الشركة، وعدد الاسهم التي يجوز لها التصويت، وعدد الأسهم الممثلة بالاجتماع أصالة ووكالة ونسبة الحضور.
حضور الوزارة
ونصت المادة الثانية من القرار على ان يكون ترتيب اولوية حضور ممثل الوزارة في اجتماعات الجمعيات العامة بنوعيها وفقا لحالات، وهي: دعوة الوزارة لعقد هذه الجمعيات العامة على النحو المقرر قانونا، والشركات المدرجة في بورصة الكويت، وبناء على طلب إدارة الشركة لأسباب مبررة تقبلها الوزارة، وبناء على طلب عدد من المساهمين يملكون ما لا يقل عن 5 في المئة من أسهم الشركة متى كان الطلب مقدما خلال فترة زمنية لا تقل عن 5 أيام عمل قبل عقد الجمعية، وفي حالة انتخاب مجلس الادارة.واشار القرار الى انه يجب على ممثل الوزارة حال حضوره اجتماع الجمعية إعداد تقرير بمجريات الاجتماع، على أن يتضمن بصفة خاصة البيانات المتعلقة بالنصاب القانوني الذي تحقق في عقد الاجتماع، واستنادا الى تقرير ممثل وكالة المقاصة أو اقرار من رئيس الجمعية، إضافة الى صحة اجراءات الدعوة لعقد الاجتماع، بما يتطابق مع الاقرار بشأن إرفاق اقرار موقع من رئيس مجلس الادارة او رئيس الجمعية مرفق بمحضر الاجتماع.الى جانب بيان أو شكاوى تم عرضها أثناء الاجتماع، واخيرا إثبات ما تم اتخاذه من قرارات، وما تعلق بها من إجماع أو اعتراضات أو تحفظات أو مخالفات لأحكام القانون أو لائحته التنفيذية أو عقد الشركة.نموذج إقرار
وتضمن نموج الاقرار بمحاضر اجتماعات الجمعيات العمومية العادية وغير العادية الملحق بالقرار الوزاري إقرار رئيس مجلس ادارة الشركة ورئيس الجمعية بصحة إجراءات الدعوة لعقد الاجتماع، كما تمت إتاحة البيانات المالية للشركة عن الفترة المحاسبية المنقضية، وتقرير مجلس الادارة وتقرير مراقب الحسابات للمساهمين على موقع الشركة على الانترنت، وذلك قبل اجتماع الجمعية العامة العادية بسبعة ايام على الاقل أو بالوسيلة المحددة بالدعوة لانعقاد الجمعية أي الاعلام بالجرائد اليومية أو التسليم باليد أو ارسالها عبر البريد الالكتروني أو توفيرها بغرفة بيانات إلكترونية متاحة للمساهمين للدخول عليها، إلى جانب استيفاء النصاب اللازم لانعقاد الاجتماعات ونفاذ قراراته.ويقر مجلس الإدارة كذلك بصحة الوقائع والبيانات والمعلومات الواردة بمحضر الاجتماع، وانه لم يتم إغفال ذكر واقعة ذات اثر قانوني، مثل اعتراض أبداه مساهم أو مجموعة من المساهمين، وطلب إثباته في محضر الاجتماع أو طلب مناقشة موضوع غير مدرج على جدول الاعمال، وفقا للمادة 213 من قانون الشركات أو أي واقعة أخرى ذات اثر قانوني، وإتاحة نسخة موقعة من محضر اجتماع الجمعية والمستندات ذات الصلة بالبنود المدرجة به للمساهمين.