«التربية»: أرشفة إلكترونية لملفات الموظفين

تعمل وزارة التربية على تنفيذ مشروع طموح لأرشفة جميع الملفات الخاصة بالموظفين العاملين لديها، حيث سيتم تحويلها إلى إلكترونية ووضعها في قاعدة بيانات شاملة، لسهولة الرجوع إليها، وضمان سرية المعلومات المتوافرة فيها.

وفي هذا السياق، خاطب الوكيل المساعد للمنشآت التربوية والتخطيط م. ياسين الياسين وكيل القطاع الإداري فهد الغيص، بشأن مشروع أرشفة الملفات الوظيفية لجميع العاملين في الوزارة.

وقال الياسين في كتابه، الذي حصلت «الجريدة» على نسخة منه، إنه بالإشارة إلى قرب العمل بمشروع أرشفة الملفات الوظيفية لجميع العاملين في الوزارة، والذي يعتبر من أهم متطلباته الحرص على سرية الملفات، وسهولة وسرعة الرجوع إليها، مما يتطلب منها توفير المواقع في الديوان العام للوزارة والمناطق التعليمية والإدارات الخارجية، لوضع الأجهزة اللازمة من الجهة المنفذة للمشروع، لتحويل جميع الملفات الورقية إلى ملفات رقمية، تمهيدا لإدخالها في قواعد بيانات، يرجى العمل على إنجاح المشروع، والإيعاز لمن يلزم من الجهات المعنية بالملفات الخاصة بالموظفين في كل من الديوان العام، والمناطق التعليمية، والإدارات الخارجية بتوفير المواقع المناسبة للجهة المنفذة للمشروع من حيث المساحة والسرية خلال شهرين من تاريخه، إضافة إلى تحديد ضابط اتصال، والبدء بفرز ملفات الموظفين في كل الجهات، وتصفية الأوراق المكررة وغير المهمة وتصنيفها وتجهيزها للارشفة خلال مدة أقصاها 3 أشهر من تاريخ 10 الجاري، موضحا أن المراقبة م. دلال العتيبي هي المسؤولة المشرفة على المشروع.

إلى ذلك، خاطب مدير إدارة الموارد البشرية بالتكليف فلاح الظفيري مديري المناطق التعليمية، لإعلامهم بالمشروع والعمل على تكليف مديري الشؤون الإدارية لدى مناطقهم، لحضور اجتماع مخصص لتنسيق الجهود فيما يخص مشروع أرشفة الملفات، لتحديد آليات العمل والاتفاق عليها، بما يضمن سرعة انجاز المشروع وضمان نجاحه.

وقالت مصادر تربوية مطلعة لـ»الجريدة»، إن عدد الأوراق التي سيتم أرشفتها يقدر بنحو 7 ملايين في ملفات ما يقارب الـ 120 ألفا للموظفين العاملين في التربية، موضحة أن المشروع يأتي ضمن جهود إدارة نظم المعلومات في توفير الوسائل الحديثة، التي تساهم في سرعة انجاز الأعمال الإدارية، وضمان السرية وحسن إدارة المعلومات بما يخدم سير العمل.

ونوهت إلى أن الوزارة قامت مسبقاً بمشروع مماثل لأرشفة ملفات الموظفين المتقاعدين منذ تأسيس التربية، حيث تمت أرشفة هذه الملفات في نظام خاص، إضافة إلى مشروع أرشفة الشهادات الدراسية.