ديوان المحاسبة: المشروعات الصغيرة بلا إجراءات لاكتشاف معوقات المبادرين ومخاطرهم

طالب ديوان المحاسبة بدراسة أسباب تنامي أعداد الاستقالات خلال السنوات الثلاث الأخيرة في الصندوق الوطني للمشروعات الصغيرة والمتوسطة، حيث استقال 60 موظفا خلال الفترة من 2017 حتى 2019، مشدداً على ضرورة معالجة أسباب تلك الاستقالات، في ظل حاجة الصندوق لعدد أكبر من الموظفين على مستوى جميع القطاعات.

وقال "المحاسبة" في تقرير كفاءة وفاعلية أداء صندوق المشروعات الصغيرة والمتوسطة، والذي صدر مؤخرا وحصلت "الجريدة" على نسخة منه، إن إجمالي عدد استقالات موظفي الصندوق خلال فترة التحليل بلغ نحو (19)، (19)، (20) على الترتيب للاعوام 2017، 2018، 2019، مشيرا إلى أن أكبر عدد من الاستقالات كان في 2017 بقطاع التمويل والاستثمار بنسبة 42 في المئة من الإجمالي، في حين بلغت النسبة الاكبر في عامي 2018 و2019 لموظفي قطاع الخدمات المساندة بـ 32 في المئة، و36 في المئة من اجمالي الاستقالات على التوالي.

ويتضح مما سبق اهمية دراسة أسباب تنامي اعداد الاستقالات خلال سنوات الفحص ومعالجتها، في ظل حاجة الصندوق لعدد اكبر من الموظفين على مستوى جميع القطاعات.

وانتهى "المحاسبة" في تقريره الى 22 نتيجة، جاءت على النحو التالي:

1 - عدم تفعيل العديد من الوحدات التنظيمية مثل إدارة المخاطر التابعة لقطاع المدير العام، ودائرة الهندسة

المدنية التابعة لقطاع الأراضي والمرافق، وعدم تفعيل اختصاصات دائرة استكمال إجراءات التأسيس التابعة لقطاع ريادة الأعمال بشكل كامل، رغم وجود موظفين بها، مما يؤثر على كفاءة وفعالية أداء الأعمال بالصندوق.

2 - عدم تفعيل اختصاصات مكتب التدقيق الداخلي منذ إنشائه في عام 2015 حتى 2019، حيث تم

مؤخرا التعاقد مع مكتب خارجي لتقديم خدمات التدقيق الداخلي بتاريخ 13 فبراير 2019 بقيمة 30 ألف

دينار.

3 - عدم تفعيل دور لجنة المشاريع المتعثرة المختصة ببحث ودراسة المشاريع المتعثرة، والنظر في طلبات تمديد فترة السماح والسداد، وزيادة أو تعديل مبلغ القرض، بسبب التأخر في اعتماد إجراءات عمل وسياسات دائرة المشاريع المتعثرة.

4 - عدم وجود وصوف وظيفية معتمدة على مستوى الوحدات التنظيمية في الصندوق، وأفاد المسؤولين بالصندوق بأنه جار العمل على تلك الوصوف، لتتناسب مع الهيكل الحالي.

5 - نقص عدد الموظفين على مستوى القطاعات بالصندوق وحاجتها الى عدد أكبر من الموظفين بما نسبته 143 في المئة من عدد الموظفين الفعليين، حيث تبين وجود العديد من الوظائف الشاغرة في إدارات الصندوق، رغم أهمية دورها في تأدية أعمال الصندوق، كما توجد أيضا 50 وظيفة قيادية اشرافية شاغرة بما نسبته 54 في المئة من اجمالي الوظائف القيادية والإشرافية بالصندوق.

6 - الخطة الاستراتيجية لم تتضمن مؤشرات أداء تشغيلية مرتبطة بالأهداف الفرعية، مما لا يمكن معه قیاس

أداء الصندوق ومعرفة مدى التزامه بإنجاز تلك الأهداف، كما لم يتم إعداد الخطة الاستراتيجية بناء على تحليل (SWOT Analysis) بما لا يتوافق مع أسس إعداد الخطط الاستراتيجية ووضع أهداف الها.

7 - عدم ممارسة مكتب التخطيط الاستراتيجي لمهامه الواردة في الخطة الاستراتيجية والتي تشمل وضع السياسات واللوائح لتنقية استراتيجية الصندوق، ومتابعة كفاءة تنفيذ تلك السياسات والإجراءات، مما يؤثر سلبا على سير العمل داخل الصندوق الوطني، كما لم يتم إعداد خطة استراتيجية جديدة للصندوق على الرغم من تكليف الإدارة التنفيذية بإعدادها ضمن قرار مجلس الإدارة رقم (8/2018) بتاريخ 13 ديسمبر 2018.

8 - لم يتم ربط البيانات الخاصة بالمشروعات الصغيرة والمتوسطة بمؤشرات أهداف التنمية المستدامة فيما

عدا المؤشر الخاص بنسبة الصناعات صغيرة الحجم، التي لديها قرض او خط ائتمان، إلا أن الصندوق سعى من خلال قطاع تطوير وتنمية الأعمال الى القيام بالعديد من الأنشطة والأعمال التي من شأنها تساعد في تنفيذ أهداف التنمية المستدامة.

9- إلغاء تحديد عدد العاملين الكويتيين في المشاريع بعد تعديل مفهومي المشاريع الصغيرة والمتوسطة من خلال اللائحة التنفيذية لقانون رقم (14/2018)، والذي لا يمكن معه قياس عدد الفرص الوظيفية التي أتاحها الصندوق الوطني لهم والذي يعتبر من أهم اهداف انشائه.

10 - لا يتضمن نظام (CRM) نموذج طلب استخراج شهادة حسن سير وسلوك من وزارة الداخلية، وعليه

يضطر المبادر إلى زيارة مركز خدمة العملاء لأخذ كتاب الطلب واعتماده من أقرب مكتب لوزارة الداخلية حيث لا يوجد لهم ممثل داخل مركز خدمة العملاء، ومن ثم يعود لتسليمها لموظف خدمة العملاء مما يطيل من إجراءات التقديم.

11 - لم يتبين مدى تفعيل برامج الاحتضان للمشاريع المؤجل الموافقة عليها حتى تاريخ الفحص (ديسمبر 2019)، مما يتبين معه ضرورة تعديل إجراءات التقييم المعتمدة أو تفعيل دور البرنامج (إدارة الحاضنات).

12 - لا يتم إلزام المتقدمين من المبادرين باجتياز دورات وورش تدريبية حول الموضوعات التي يتعين على

المبادر الإلمام بها لإدارة مشروعه يشكل ناجح، مما يزيد من مخاطر التعثر المالي للمشروعات الممولة من الصندوق.

13 - اعتماد الصندوق الوطني على الجهات المتخصصة (بنوك محلية) لتقييم طلبات التمويل بنسبة أو من يونيو 2017 حتى اكتوبر 2019، ولم يتبين وجود خطة لدى الصندوق حول إمكانية الاستغناء عن تلك الخدمات الخارجية او نقل تلك الخيرات إلى موظفيها، سعيا لتفعيل أغراض الصندوق التي أنشئ من أجلها ذاتية.

14- عدم تفعيل اعمال ميكنة مرحلة توقيع العقد وصرف الدفعات على النظام الآلي (CRM)، على الرغم من انتهاء أعمال تصميم الصفحات المتعلقة بالمرحلة على النظام، حيث أفاد المسئولين بأنه يتم حاليا اعداد الملاحظات التطويرية عليها استعدادا للبدء بتفعيلها.

15 - عدم تقسيم أعمال دائرة متابعة القروض إلى فرق عمل داخلية ضمن الدائرة كما هو موضح في مذكرة

ميكنة آلية العمل بشكل كامل، ويعود ذلك لضخامة حجم أعمال تلك الفرق وقلة الكوادر البشرية المتخصصة في الدائرة، مما يترتب عليه الاستعانة بجهة خارجية للقيام بإنجاز تلك الأعمال من خلال عقدين أحدهما لاستكمال ملفات المبادرين والآخر لتقديم خدمات مديري حسابات للمبادرين.

16 - عدم قيام دائرة المتابعة بعمل زيارات ميدانية بشكل دوري لجميع المشاريع، حيث أفاد مسؤولي الدائرة

بأنه يرجع السبب لمحدودية عدد موظفي الدائرة.

17 - عدم تحديث مذكرة ميكنة آلية العمل لدائرة المتابعة بحيث تعبر عن الأعمال الفعلية التي تقوم بها الدائرة، وعدم تسلسل ووضوح الإجراءات الواردة بها مقارنة بما هو متبع حاليا بالدائرة، بالإضافة إلى عدم فصل إجراءات عمل دائرة متابعة القروض عن أعمال دائرة متابعة المشاريع القائمة مثل (إجراءات السداد والتخارج وإجراءات التعثر).

18 - لا توجد سياسات وإجراءات عمل معتمدة لدائرة متابعة المشاريع القائمة، مما لا يمكن معه قياس مدى

التزام الدائرة بتلك السياسات والإجراءات، والتأخر في اعتماد اجراءات وسياسات دائرة المشاريع المتعثرة المرفوعة للمدير العام بتاريخ 1/4/2019، مما يؤدي إلى عدم وضوح اعمال التعامل مع المشاريع المتعثرة وقياس أثرها.

19 - لا يتم اعداد تقارير متابعة أداء للمشاريع بصفة دورية، والتي يتم بها متابعة وتحليل مراحل تطور المشروع والتعرف على نقاط القوة والضعف لديه، والاكتفاء بمتابعة الأوضاع المالية للمشروعات القائمة بالاستعانة بإحدى مكاتب المراجعة والمحاسبة والتي تقدم تقارير مالية دورية ( Management Report) عن الوضع المالي للمشروع.

20 - لا توجد إجراءات تتخذها إدارة المشروعات القائمة لإكتشاف المعوقات والمخاطر التي قد تواجه المبادرين أثناء إدارتهم لمشاريعهم، بما في ذلك مخاطر احتمالية التعثر، حيث أن الاجراء الحالي هو أن يتقدم المبادر بطلب المساعدة من الصندوق حول المعوقات التي يواجهها سعيا للنظر فيها وعمل الإجراءات اللازمة معها لتحسين وضع المشروع.

21 - تركز أعداد المشاريع المقبولة في المشاريع الناشئة بنسبة 83، 86، 86% من مجموع المشاريع المقبولة سنويا خلال فترة الفحص والتي بلغ عددها 1066 مشروعا، ومثلت نسبة المشاريع الصغيرة 70 في المئة من إجمالي تلك المشاريع.

22 - تركز متوسط عدد المشاريع المقبولة في النشاط التجاري والخدمي معا بنسبة 82 في المئة من مجموع المشاريع المقبولة خلال فترة الفحص وتذبذب اعداد المشاريع المقبولة لجميع الانشطة خلال فترة التحليل فيما عدا النشاط الحرفي، مما يبين عدم دراسة الية قبول المشاريع على حسب نوع النشاط.

أولاً توصيات مرتبطة بمخاطر مرتفعة:

1- أهمية تدعيم قطاع التمويل والاستثمار بالمزيد من الكوادر الفنية المؤهلة للقيام بجميع الأعمال الفنية

والمالية، وبحث ودراسة مدى إمكانية الاستغناء عن الخدمات المقدمة من المكاتب الخارجية المرتبطة بأعمال التقييم والتدقيق والمتابعة للمشاريع.

2- ضرورة الانتهاء من اعتماد الوصوف الوظيفية في الصندوق بأسرع وقت ممكن لتوضيح حدود السلطة

والمسؤولية للعاملين وتكوين موارد بشرية ذات كفاءة مهنية بما ينعكس إيجابا على كفاءة الأداء في الصندوق.

3- ضرورة شغل الوظائف القيادية والإشرافية الشاغرة بالصندوق بكفاءات متخصصة لإدارة تلك الوحدات

التنظيمية وفق الاختصاصات المعتمدة، وشغل الوحدات التنظيمية الشاغرة وظيفيا وتفعيل اختصاصاتها، وتوفير احتياجاتها المطلوبة من الموظفين، لأهميتها في رفع كفاءة أداء الصندوق والمساهمة في تحقيق أهدافه وسياساته.

4- العمل على إعداد خطة استراتيجية جديدة للصندوق على أن تتوافق مع ركائز خطة التنمية لدولة الكويت ورؤية الدولة لعام 2035، على أن يتم ربط أهدافها بالخطط التشغيلية السنوية من خلال تحديد آليات التنفيذ، وأيضا تحديد الوقت ونسب الإنجاز المطلوب تحقيقها سنويا، على أن تشتمل على مؤشرات الأداء، تحلیل (SWOT Analysis)، وذلك لقياس مدى كفاءة وفاعلية أداء الصندوق في إنجاز مهام عمله.

5- تفعيل دور مكتب التخطيط الاستراتيجي من خلال متابعة انجاز خطة عمل الصندوق بشكل فعال وتحديد مسؤولية المتابعة، حتى يتم تحقيق جميع الأهداف الفرعية الواردة في الخطة الإستراتيجية ونهوض الصندوق من خلال التأثير في تطوير الاقتصاد الوطني.

6- العمل على ربط البيانات الخاصة بالمشروعات الصغيرة والمتوسطة بمؤشرات أهداف التنمية المستدامة وتكثيف الجهود المبذولة من الصندوق بكل قطاعاته للمساهمة في تحقيق الغايات المرتبطة أهداف التنمية المستدامة الخاصة بتشجيع المشروعات الصغيرة والمتوسطة وزيادة فرص حصولها على الخدمات المالية.

7- ضرورة العمل على تحديد عدد العاملين الكويتيين في أنواع المشاريع التي يمولها الصندوق من خلال تعديل اللائحة التنفيذية أو بقرار من الإدارة العليا، والذي يمكن معه قياس عدد الفرص الوظيفية التي اتاحها الصندوق الوطني لهم والذي يعتبر من أهم أهداف انشائه.

8- أهمية تحديث مذكرة ميكنة آلية العمل بكل إجراءاتها ومراجعة مدى ملاءمة الاشكال التوضيحية بنود الإجراءات، وتحديث مؤشرات الأداء المقبولة لمرحلة التقييم حسب الاجراءات المعتمدة دوريا بشكل يتلاءم مع الإجراءات المطلوبة وعد الموارد البشرية المتاحة، في ظل صدور قانون انشاء الصندوق المعدل وقرار رقم (194) لسنة 2019 بالصلاحيات الجديدة الممنوحة لرئيس قطاع التمويل والاستثمار.

9- العمل على تفعيل تطبيق نظام CRM الآلي لمرحلة المتابعة والذي يساهم في رفع كفاءة العمليات كما

يتم به تقليص الوقت الذي يضيع على الأعمال الروتينية كإدخال البيانات، مما يتيح انجاز المهام المهمة، لاسيما لما يمنحه النظام من امكانية التعرف على أبرز معوقات العمل والقدرة على حلها.

10- ضرورة إعداد واعتماد إجراءات وسياسات عمل ادارة المشاريع القائمة، واعتماد إجراءات وسياسات دائرة المشاريع المتعثرة، مما يساهم في تفعيل اختصاصات الإدارة وتوزيع المسؤوليات بشكل واضح.

11- ضرورة متابعة أداء المشاريع واعداد تقارير بصفة دورية والتي بها يتم التعرف على تطور المشاريع

وأبرز نقاط الضعف والقوه لها، والوقوف على أهم المعوقات والعمل على حلها بالتعاون مع المبادر.

12- دراسة آلية قبول المشاريع حسب نوع النشاط تجاري، حرفي، صناعي، خدمی، زراعي)، ووضع خطة

سنوية تستهدف فيها نسبة قبول كل نشاط، مما يساهم في تنويع وتطوير الاقتصاد الوطني.

ثانياً توصيتان مرتبطتان بمخاطر متوسطة:

13- ضرورة بحث ودراسة مدى حاجة الصندوق إلى استمرار أعمال بعض اللجان الدائمة، واتخاذ ما يلزم من اجراءات نحو إعادة النظر باختصاصاتها، والتأكد من عدم تداخلها مع اختصاصات ادارات ولجان أخرى، بالإضافة الى ضرورة تفعيل اختصاصات لجنة المشاريع المتعثرة.

14- أهمية وضع الضوابط والآلية المناسبة لإلزام المتقدمين من المبادرين باجتياز دورات وورش تدريبية حول الموضوعات التي يتعين على المبادر الإلمام بها لإدارة مشروعه بشكل ناجح، مما يقلل من مخاطر التعثر المالي للمبادرين التي ممكن أن يواجهها الصندوق، كما يساهم في تحقيق أهم أهدافه المتعلقة بتدريب العنصر البشري وتدريبه.